A vállalati döntéshozatalt, működést a különböző szinteken történő megbeszélések szövik át. Míg ez korábban általában személyes kontaktra épült, most áttevődött virtuális térbe.

Rengeteg új kérdést felvet a technikai megvalósítások oldaláról, a cég adatbiztonsága szempontjából, az egyén személyiségi jogainak aspektusából, a virtuális meeting megszervezése és moderálása szempontjából…

Mostani írásunkban a szervezési feladatokról szólunk.

Szervezési feladatok:

• Válasszuk ki, majd teszteljük a technikai megoldást, amin keresztül értekezünk.
• A meghívót minimum 24 órával előtte küldjük ki az érintettek részére.
• Az eseményre csak az érintett embereket hívjuk meg. 
• A naptárunkban a meetingek között hagyjunk legalább 10-15 percet.  
• A meghívóban írjunk napirendet a fő témákról
• Ha mi kapunk meghívót és nem tudunk részt venni, időben jelezzük.
• Ha csak később van módunk csatlakozni, jelezzük mikor érkezünk.
• A meghívóban csatolt dokumentumok alapján készüljünk fel.

Virtuális meeting:

• Nagyobb résztvevői létszámnál érdemes bizonyos területekre felelősöket kinevezni.
  • Aki összehívta, ő a felelős a tartalomért.
  • A moderátor a hozzászólások koordinálásért felel.
  • A technikai háttérért felelős személy a folyamatos kapcsolatot biztosítja.
  • Legyen, aki jegyzetet készít.
  • A napirend és az idő betartásához érdemes időfelelőst megnevezni.
• Ha szükséges, az elején mutassunk be mindenkit.
• Célszerű egy rövid áttekintés, hogy a mikrofonok, hangszórók, kamerák működnek-e.
• Szólítsuk nevén azt, akihez szólunk, és várjuk is meg, hogy reagáljon.
• Figyeljünk arra, aki szót kapott. Ne vágjunk egymás szavába!
• Ha az alkalmazásunkban van mód a szó kérésére „jelentkezése” kis ikonnal, akkor érdemes használni.      
• A zavaró tényezőket iktassuk ki. Ahol dolgozunk a meeting ideje alatt lehetőleg ne legyen egyéb mozgás, hang. Ha ez elkerülhetetlen, akkor érdemes arra az időre kikapcsolni a kamerát.
• A meeting alatt tudunk üzenetet küldeni a chat ablakban,

 Környezet:

A formalitásokra is érdemes figyelni. A virtuális térben is meg vannak azok a nonverbatív jelek, melyek a csoport tagjai felé rólunk tükröt mutatnak.

Az öltözet: Öltözködésünkkel „üzenünk” magunkról. Javasolt/elvárt a megbeszélés súlyának megfelelő öltözetet felvennünk. Egy virtuális kávézás kötetlenebb, míg egy vezetői értekezlet egy kötöttebb öltözetet kíván meg, figyelembe véve a cég szokásos dresskódját.

Amit megmutatunk a környezetünkből:

Általában az otthonunkat alakítottuk át munkahellyé. Érthető, tehát, főleg egy többtagú családban, hogy a lakás egyéb funkciójú helyiségei avanzsáltak át irodává.

• Amire itt törekedjünk, az a viszonylag semleges környezet
• Az alkalmazások egy része felkínál különféle háttérképeket, kitakarva az otthoni környezetünket. Ennek megválasztása/vagy nem választása a vezető által követett rend alapján rögzülhet.       
• A kamera beállításánál érdemes arra is figyelni, hogy a résztvevők „egy asztalnál ülnek”.
• A Pannon-Work stratégiai partnere az Ispiro Kft. Vezetőjének, Mezriczky Lászlónak a javaslata, hogy a kameránkat szinkronizáljuk oly módon, ami egyenes fejtartást tesz lehetővé. A klasszikus, amikor a laptop az asztalon vagy ölben van. Ezt kerüljük, mivel ekkor mindenki lefelé néz a kamerába, ami a dominancia, a „lenézés” metakommunikációs gesztusaként is értelmezhető.

Úgy gondoljuk ez az időszak sok új dolgot, tanulást hoz nekünk, amitől remélhetőleg minden gazdagabbak leszünk. A másikra érzékenyebben figyelve még magasabb szinten tudunk szolgáltatni vagy bármely munkaterületen tenni a dolgunkat.